Pilt: chas.co.uk
Hanketöö kasvav keerukus
Hanketegevuses leiavad aset muutused kiiremini kui kunagi varem. Endiselt on hanke- ja ostutöötajatele olulised toodete ja teenuste hinnad, kvaliteet, tarneaeg ja paindlikkus tarnimisel. Lisaks keerukale ja pingelisele koostööle tarnijatega on viimastel aastatel suurenenud surve hanketöötajaile ka organisatsioonisiseselt.
Uuringu- ja konsultatsioonifirma Gartner on 2023. a. läbiviidud uuringus tuvastanud, et valdkonnas enim raskusi ja probleeme tekitanud valdkondi saab iseloomustada märksõnadega, nagu strateegiad, tehnoloogiad, organisatsioon, tulemuslikkus, hankekulud, tarnijad ja tarneriskid.
2024 a. on olnud hanketöötajatele keerukad ja murettekitavad ka valdkonnad, nagu muudatuste sisseviimine ja juhtimine, muutused infotehnoloogias ja tehisaru kasutuselevõtmine, vastutustundlik hanke- ja ostutegevus (sh ESG) ja info liikumise ning füüsiliste toimingute jälgitavus.
Amazoni läbiviidud uuring tuvastas hanketegevuses nii organisatsioonisisesed kui ka tarnijate ja turgudega seotud väljakutsed. Väljakutseteks on hanketöötajaile peamiselt süsteemide ja protsesside keerukus, ligipääs uutele ja alternatiivsetele tarnijatele ning nende toodetele ja teenustele, kulupoliitika järgimine ja kulueelarvetest kinnipidamine, materjali- ja ostukulude kasv ja e-hangete läbiviimine.
Keskmine ettevõte kogub andmeid 400 erinevast allikast ja andmete mahu kasv toimub ajas eksponentsiaalselt. Paljudel ettevõtetel on aga raskusi struktureerimata andmete korrastamise, puhastamise ja valideerimisega. Samas muretseb osa juhtidest, et neil pole otsuste tegemiseks piisavalt vajalikku teavet. Puudub täielik ülevaade organisatsiooni kogukuludest, otsustamiseks vajalik info ja andmed on puudulikud, ebatäpsed ja vigased. Juhtidel on raske integreerida eri allikatest ja eri andmeformaatides saadud andmeid.
Parimates organisatsioonides on mõistetud, et edu saavutamine tänapäeva keerulises ja kiiresti muutuvas ärikeskkonnas nõuab andmepõhise otsustusprotsessi valdamist. Eesmärgi saavutamiseks on tehtud arvestatavaid investeeringuid digitaalsesse infrastruktuuri ja analüütika instrumentidesse.
Ettevõtte juhtide strateegia on investeerida senisest enam tarkvaradesse, analüütikasse, töövoo automatiseerimisse ja eriti tehisintellekti. Hankejuhid on aga samas mures hangete üha kasvava keerukuse ja töötajate vaimse pinge pärast. Nad on hakanud kahtlema hanketöötajate suutlikkuses kohaneda nii juba asetleidvate kui ka lähitulevikus toimuma hakkavate muudatustega hanketöös.
Muudatuste juhtimisel on enamasti probleemiks, et juhid pööravad tähelepanu ainult suurte muudatuste sisseviimisele. Suured muudatused moodustavad siiski vaid 4% kõigist töötajate kogetud muudatustest. 96% muudatustest ehk „väikesed muudatused“ töövoos jäetakse töötajate endi juhtida. See põhjustab hankeorganisatsiooni töötajatele sageli pingeid ja tööstressi.
Alates 2018. aastast on keskmine hankemeeskond läbinud viis muudatust kolmes valdkonnas – tarnijate haldamine, tootekategooriate haldamine ja uute infosüsteemide ning tehnoloogiate kasutuselevõtmine. Hankejuhid on üldjuhul seisukohal, et hankeprotsessi ja töövoogude ümberkorraldamine ja püstitatud eesmärkide saavutamine on osutunud oodatust keerulisemaks.
Gartner’ i poolt 2023. a. läbi viidud uuringus, kus osales ligi 300 hanketöötajat, hinnati hanketöö ümberkujundamise eesmärkide saavutamise raskust. 8% valimist oli seisukohal, et see oli ootuspäraselt raske ja 22% vastajatest arvas, et eesmärkide saavutamine osutus oodatust lihtsamaks. Ülejäänud 70% hanketöötajatest oli seisukohal, et muudatuste sisseviimine osutus oodatust keerulisemaks.
Selgus, et keskendumine ainuüksi efektiivsuse suurendamisele hanketöös ei avalda edu saavutamisele mitte mingisugust mõju. Tõhususpõhine lähenemine isegi suurendab muudatuste sisseviimise keerukust. Taoline lähenemine sunnib töötajaid keskenduma liigselt eesmärgi saavutamisele, kuid muudatuste sisseviimine hankeprotsessis hakkab sõltuma liigselt töötajate töökogemustest ja muutused töövoogudes kipuvad jääma seejuures poolikuks.
Nüüdisaegsed hanketöö haldamise tarkvarad on üles ehitatud enamasti lähtuvalt töövoo kui järjestikuste tegevuste, toimingute ja operatsioonide jada järgimise põhimõttest. Hanketöötajad on olnud valdavalt seisukohal, et igapäevast hanketööd on lihtsam teha tarkvara poolt ette antud töövooga kui ilma selleta. Väidetakse, et töövoogu on lihtne mõista ja järgida, selle käivitamisel ei esine lünki ning ebaselgust.
Hanketegevuse digitaliseerimine hõlbustab iseenesest hanketööd, kuna tarkvarade toimimine on ühelt poolt kallutatud nõudluse (klientide) ja teiselt poolt pakkumise (tarnijate) poole. Investeerides digitaliseerimisse annavad hankejuhid oma meeskondadele võimaluse keskenduda vähem funktsioonidele ja rohkem strateegiale. Hanketegevuse digitaliseerimine tähendab üldjuhul paradigma muutust hanketöös.
Digitaliseerimine pole enam valik, vaid hankeorganisatsiooni arendamiseks vajalik eeltingimus. Digitaalsed tööriistad automatiseerivad igapäevaste rutiinsete tööülesannete täitmist, andmete sisestamist, tarnijate haldamist, erinevate kuluanalüüside tegemist jms võimaldades hanketöötajail seada prioriteediks rohkem strateegilised eesmärgid.
Hanketegevuses on kasutusel üldjuhul viis digitaaltehnoloogiat. Nendeks on hankeanalüütika ja aruandlusvahendid (kasutab 62% ettevõtetest), manuaalsete hanketoimingute automatiseerimine (54%), digiarve koostamine ja saatmine (51%), tehisarupõhine varude juhtimis- ja ostuotsuste tegemine (47%). 45% vastajatest olid valmis lähiajal tehisintellekti oma hanketegevusse kaasama.
Juhtivad valdkonnad tehisintellekti kasutuselevõtul on olnud seni tehnoloogiasektor (kasutab 52%), telekommunikatsiooni sektor (51%) ja ravimitööstus (49%).
Ennustatakse, et 2026. aastaks on 20% ettevõtetest hakanud kasutama virtuaalseid assistente ja vestlusroboteid ettevõttesiseses suhtluses ja tarnijasuhtluses. 2027. aastaks saavad andmekäitlus- ja tehnoloogiaalased pädevused hankepersonali jaoks sama olulisteks kui nn pehmed pädevused. Pooled ettevõtetest hakkavad tegema riskianalüüse kasutades seejuures tehisaru tuge.
Samuti ennustatakse, et 2029. aastaks täiendab tehisaru 80% inimeste tehtud otsustest keskendudes eelkõige ülesannetele, mis nõuavad leidlikkust, loovust ja spetsiifilisi teadmisi.
scmr.com materjalide põhjal
seilecs.prof.meedia
