Dünaamiline hanketegevus võib muuta traditsioone
Energiakandjate ja toorainete hindade kiirest muutumisest tingitud poliitilised otsused, majandussanktsioonide ja kaubandusembargode kehtestamine võivad tühistada ootamatult kõik osapooltevahelised varasemad tarnekokkulepped. Kiiresti on vaja leida uued tarnijad, kellele ei laiene poliitilised ning majanduslikud piirangud. Uue hanketsükliga alustatakse ennetavalt kohe, kui on kehtestatud kaubanduspiirangud, on märgata muutusi turgudel või keskmiste sisseostuhindade muutumist.
Uus olukord nõuab, et hanketsüklid viiakse läbi vähese ressursikuluga, need on standardiseeritud ja laiendatavad paljudele tarnijatele. Lühikese aja jooksul ja tõhusalt läbiviidavatest hanketsüklitest on saamas uus normaalsus hanketegevuses.
Turgude volatiilsus on saanud vähemalt mõneks ajaks normiks peamiselt järgmistel põhjustel:
- 2020.a. algul maailmas vallandunud koroonapandeemia, millel ei näi olevat lõppu
- Järsk ja suurel määral põhjendamatu ja kartellileppe tunnustega, kohati 7–8 kordne hinnatõus meretranspordis initsieerituna tootmise osalisest seiskumisest ja taaskäivitamisega kaasnenud standardkonteinerite vähesusest Kaug-Ida sadamates ning sellest põhjustatud sadamate ummistumisest.
- Järsk maagaasi, kivisöe, küttepuidu ja muude energiakandjate hindade tõus alates 2021.a. sügisest
- Järsk ja ootamatu elektrienergia hindade tõus Euroopa riikides põhjustatuna elektrienergia ebapiisavast ja ebaühtlasest tootmisest, vanade tootmisvõimsuste (tuumaelektrijaamad ja kivisütt kasutavad jaamad) sulgemisest, EL süsinikuemissiooni piiramise poliitikatest (süsiniku saastekvoodi hinna tõstmine ja hinnaspekulatsioonid), elektribörsi toimimine lähtuvalt tootjaid soosivatest põhimõtetest.
- Toorainete ja materjalide kiire ja ootamatu kallinemine põhjustatuna peamiselt energiakandjate kallinemisest.
- 2022. a. veebruari lõpul Venemaa poolt alustatud sõda Ukraina vastu, mis on toonud endaga kaasa ulatuslikud, vabaturu toimimist moonutavad majandussanktsioonid ja naftaembargo Vene Föderatsiooni vastu.
- 2022. a. algul alanud inflatsioon põhjustatuna Euroopa Keskpanga rahapoliitikast (ligi kümnendi kestnud „rahatrükk“), koroonapandeemia ajal vähenenud tarbijanõudlusest ja kodumajapidamiste säästude kuhjumisest
- Valitsuste heldekäelistest kodanikele ja ettevõtetele suunatud toetuspakettidest.
Paljud loetletud põhjustest on pikaajalise, arvatavasti aastaid kesta võiva mõjuga, mistõttu on tõenäoline, et nii energiakandjate, toorainete, materjalide kui ka tarbekaupade turgudel võivad valitseda peamiselt poliitilistest otsustest põhjustatud nõudluse ja pakkumise vahekorra moonutused ning hinnavolatiilsus veel pikka aega.
Kaos ja ettearvamatus rahvusvahelises meretranspordis. Rahvusvahelisi merevedusid on tehtud alates 2021.a. algusest äärmiselt kaootiliselt ja ettearvamatult. Pärast nõudluse taastumist ei toiminud enam konteinerlogistika. Varasemalt kulupõhiseid veotariife tõsteti mõne kuu jooksul mitmekordseks, liinivedude sõiduplaanid paisati segi, tühjad konteinerid seisid sadamates, kus neid ei vajatud. Lastimise ootel seisid konteinerlaevad kümnete kaupa sadamareididel ootamas kaubaga konteinereid. Konteinerite nappus tõi endaga kaasa ühest küljest paljude toodete müügilt puudumise, teisest küljest aga tootmise seiskumise, kuna valmistooteid polnud võimalik veoühikute puudumise tõttu klientidele saata. Paljud ettevõtted on selles olukorras pidanud loobuma ajutiselt koostööst oma pikaajaliste koostööpartneritega ja pöörduma edasilükkamatute hankeprobleemide lahendamiseks teiste tarnijate poole.
Kulude volatiilsus. Soetuskulude kokkuhoid on olnud traditsiooniliselt hanke- ja ostujuhtide üks olulisematetest tulemusnäitajatest. Üldine ja pea kõikehõlmav hinnatõus, allokatsioon, defitsiit paljudest kaupadest ja tarnijatepoolne koostöö dikteerimine on asetanud ka paljud kogenud hankejuhid olukorda, kus vaatamata tohututele pingutustele pole nad olnud suutelised ettevõtte jätkusuutlikku toimimist materjalihangetega tagama. Olles sunnitud maksma müüjatele mõnede toodete eest varasemast 2–3 korda kõrgemat hinda, viidi kaosesse ostueelarve. Samas võidi soetada kaupu varasemast füüsiliselt vähem ja jätta klientidele antud tarnelubadused täitmata.
Etteplaneerimata ostude kasv. Kuna võimalusi turgudel toimuva prognoosimiseks on vähe, on paljud sisseostjad olnud sunnitud nõudluse rahuldamiseks leppima tarnijate pakutavate ühekordsete hetkehindadega. Töötamine ühekordselt pakutavate ja pidevalt muutuvate ostuhindadega on ebatõhus ja kulukas. Soetuskulude ohjamiseks ja tarneriskide vähendamiseks soovivad hankijad sõlmida kindlaksmääratud tingimustel hankelepinguid. Tarnijad ei soovi aga pikaajaliste lepingutega töötada, kuna ka nende sisseostuhinnad sisaldavad palju ettearvamatust ja määramatust.
Infotehnoloogilised ja toimingulised piirangud. Enamikus ettevõtetest töötavad hanke- ja ostutöötajad kasutades ettevõtte majandustarkvara. Abiks on paljudel juhtudel tabelarvutusprogramm, mille abil toimub majandustarkvarast siirdatud andmete töötlemine ja saadud tulemuste visualiseerimine. Toiming on paljude võimalustega ja pakub töötajale paindlikkust ning võimalust saada tulemusi kujul, mis sobivad otsuste vastuvõtmiseks. Kahjuks nõuab töö tabelarvutusprogrammis ülemäära palju kallihinnalist tööaega. Päringute koostamine ja saatmine toimuvad traditsiooniliselt käsitsi e-posti teel. Pakkumuste läbitöötamine, võrdlemine ja parima pakkumuse väljaselgitamine on aeganõudev ja töömahukas.
Seoses kestvate ja süvenemistendentsi omavate probleemidega hanketegevuses on hakatud rääkima osaliselt muutunud, juurdunud põhimõtteid, arusaamasid ja seniseid parimaid praktikaid osaliselt eiravast hanketegevusest – dünaamilisest hanke- ja ostutegevusest.
Alates 1990. aastatest on praktiseeritud traditsioonilist, reageerivat ja vastutustundlikku hanketegevust. Viimaste aastakümnete jooksul on paljud ettevõtted saavutanud hankejuhtimises märkimisväärset edu hanketegevuses maailmaklassi ettevõtete poolt soovitatud parimate praktikatega. Hankejuhid on juurutanud neid tegutsemismudeleid ja praktikaid, ettevõtetes on võetud edukalt kasutusele uusi soovitatud strateegiaid ning muudetud hankeprotsesse. Tarneahela-, hanke- ja ostujuhid on võtnud need omaks ja organisatsioonid on suutnud parandada reaktiivse ja vastutustundliku hanketegevusega ettevõtte majandusnäitajaid ning saavutanud konkurentsieeliseid. 2022. aastal ollakse jõutud olukorda, kus „uue normaalsuse“ (kaose) tingimustes on hakatud kahtlema järeleproovitud lähenemisviiside ja praktikate paikapidavuses. Traditsioonilise hanketegevuse harrastamine on ka muutunud oludes võimalik, kuid seejuures tuleks arvestada järgmiste aspektidega.
Reageerivat hanketegevust iseloomustavad aspektid:
- Hanketöötajad jätkavad töötamist ebastabiilsetel turgudel kasutades traditsioonilisi, parimate praktikatega tõendatud töömeetodeid nagu varasemalt stabiilsetel turgudel.
- Hanketöö maht on suur, nõuab palju aega ja rutiinset tööd ning arvestatavaid pingutusi töötajate poolt.
- Suuremate hankekulude juures keskendutakse väiksematele tarneriskidele.
Vastutustundlikku hanketegevust iseloomustavad aspektid:
- Hanketöötajad kohanevad uute oludega ja suudavad ilma suuremate pingutusteta korraldada põhiosas ainult strateegiliste ja kriitiliste tootegruppide hankeid.
- Hanketöö tõhustamiseks kasutatakse varasemast rohkem infotehnoloogia võimalusi. Aja kokkuhoiu eesmärgil ja hankekulude vähendamiseks on hankeprotsessi mõned toimingud infotehnoloogiste vahendite abil korratavad ja laiendatavad eri tootekategooriatele ja tarnijatele.
- Hankeprotsess järgib traditsioonilist hankimismudelit, on aeglane ja pidevalt muutuvates oludes raskuste ja suure ressursikuluga läbiviidav.
- Lähenemine loob parema tasakaalu tarneriskide ja hankekulude vahel, kuid jätab samas arenguruumi.
Alljärgnev tabel pakub teatud ettekujutuse traditsioonilise ja dünaamilise hanketegevuse peamistest erinevustest.
Tabel. Traditsiooniline hanketegevus vs dünaamiline hanketegevus
| Traditsiooniline hanketegevus | Dünaamiline hanketegevus |
| Kaupade ja teenuste hinnad või hinnavahemikud fikseeritakse lepingutega 1–2 aastaks. | Hinnad fikseeritakse enamasti neljaks kuuks või lühemaks perioodiks. |
| Spot ostud ei pruugi olla kooskõlas kasutatavate hankestrateegiate ja ostupoliitikatega. | Uus normaalsus on, et tarnijate pakkumused kehtivad enamasti kalendrikuu või kvartali jooksul. |
| Tarnijatepoolne hinnastamine ja hankija ostumahud on suhteliselt stabiilsed. | Ostuhinnad ja ostumahud on pidevas muutumises ja seda aktsepteerivad mõlemad tehingupooled. |
| Hanke- ja ostutegevuse kriteeriumid on lepitud kokku pikemaks perioodiks ja kriitilisi tähtsusega muudatusi teevad tarnijad harva. | Muutuvad turud tingivad lühiajalisi otsuseid, tarnijate sagedane vahetamine nõuab kiiret hangete läbiviimist ja uute tarnijate tundmaõppimist (testimist). |
| Hinnastamine on suhteliselt stabiilne, muudatuste sisseviimine nõuab aega, uusi läbirääkimisi ja hange võib kesta mitu kuud. | Nõudluse ja pakkumise vahekorra kiire muutumine ja sisseostuhindade kõikumine suures ulatuses toovad endaga kaasa hanketsüklite lühenemise. |
| Hanke- ja ostutegevuses järgitakse reageerivat ja/või vastutustundlikku lähenemisviisi. | Pööratakse vähem tähelepanu strateegiatele ning lähtutakse vajadusest olla muutuvates oludes leidlik ja kohanemisvõimeline. |
Paljudele kogenud hanketöötajatele võib tunduda loobumine reageerivast ja vastutustundlikust lähenemisest hanketegevusele ebatõhusana ja riskantsena. Paraku tundub kohanemine uue reaalsusega ja osaline (ajutine) loobumine sissejuurdunud tegutsemistraditsioonidest olevat ainus võimalus muutunud äritegevuskeskkonnas toimetulemiseks. Paindlikkus, agiilsus ja kohanemisvõime hanketegevuses loovad eeldused ettevõtte toimetulekuks, tootmise ja kaubandustegevuse jätkamiseks ja klientide säilitamiseks.
Lühendatult: scmr.com
Keelvar, White Paper “Turning Chaos into Control Through Dynamic Market Sourcing”
