Hanke- ja ostutegevuse strateegiline roll organisatsioonis
Kui varasematel aastatel on ettevõtetes olnud eelistatud positsioonil turundustegevust korraldavad müügiosakonnad, siis eelmise sajandi lõpukümnenditel võeti omaks arusaam, et sageli muudab ettevõtte tegevuse efektiivsemaks hästi hallatud, edukas hanke- ja ostutegevus ning varude haldamine. Kaubandus- ja tootmisettevõtete majandustegevuse edukus sõltub suurel määral sellest, kui hästi on organiseeritud hangete läbiviimine ja korraldatud igapäevane ostutöö. Üha enam rõhutatakse hanke- ja ostutegevuse rolli ettevõtte konkurentsivõime tõstmisel ja selle majandustegevuse tulemuste parendamisel.
Organisatsioonidel on vaja tegutsemiseks osta mitmesuguseid materjale, tooteid ja teenuseid väljastpoolt oma organisatsiooni. Ostutöötajate ülesandeks on varuda vajalikud materjalid, tooted ja teenused õigel ajal ja koguses, õige kvaliteedi ja hinnaga nagu see on eelnevalt ettevõtte muude allüksuste ja tarnijatega kokku lepitud. Ostutoimingute peamine eesmärk on rahuldada erinevate tegevustega ettevõtte siseklientide vajadusi, et allüksused ja töötajad saaksid täita neile pandud ülesandeid.
Võrreldes ettevõtte muude tegevustega on tegevussisendite soetamise protsessi peetud pikka aega vähetähtsaks. Hanke- ja ostutegevust on vaadeldud kui vähetähtsa juhtimistaseme tegevust, mille vastutusalasse on kuulunud ettevõtte muudes allüksustes tehtud ostutaotluste täitmise organiseerimine ja korraldamine. Ostutöötajate esmane ülesanne on olnud pika aja jooksul omandada tarnijatelt ressursse võimalikult madala ostuhinnaga. Selle asemel, et osta ühelt tarnijalt rohkem tooteid ja suuremates kogustes, keskenduti aastakümnete kestel põhimõtte “jaga ja valitse” rakendamisele. Traditsioonilist ostutegevust on iseloomustanud väikeste kaubakoguste ostmine paljudelt tarnijatelt ja tarnijate mängimine üksteise vastu välja hinnasoodustuste saamiseks.
Võib tunduda, et maailmas, kus kõik on saadaval ja kus toimib konkurents kasvõi vähesel määral, on ostmine äärmiselt lihtne toiming. Enamasti piisab, kui rääkida ostuvajadusest kasvõi ühele müüjale. Vahel pole vaja isegi seda teha, kuna müüjad kaardistavad potentsiaalseid ostjaid ja võtavad nendega ühendust ka omal algatusel. Ostjad võivad jääda passiivseks, kuna müüjad on aktiivsed. Ka passiivne ostja saab oma tööga üldjuhul hakkama, kui vajalikku kaupa turul leidub ja vajalikku teenust kellegi poolt pakutakse. Kui ostja võtab tarnijatelt ka veel mõned pakkumused, saab ta väita, et on tegutsenud lähtuvalt ettevõtte vajadustest ja valinud välja parima pakkumuse.
Üks oluline hanke- ja ostujuhtimise kasvava tähtsuse põhjus on teadvustamine, et sisseostetud materjalide, toodete ja teenuste kulud moodustavad suure osa ettevõtete kogukuludest ning nende poolt müüdavate kaupade väärtusest. See tähendab, et suhteliselt väike kulusääst sisseostetavate materjalide, toodete ja teenuste hinnas mõjutab ettevõtte tulemit rohkem, kui muude kulutuste vähendamine ja läbimüügi suurendamine.
Kuna ostutegevusega on võimalik mõjutada oluliselt ettevõtte käivet, kasumit ja rentaablust, täidab see firma majandusliku tulemuse saavutamise seisukohalt märkimisväärset rolli. Ostetud toodete ja teenuste maksumus moodustab tavaliselt tootmisettevõtte müügikäibest 60–70%. Oluline on teada, et üksnes mõneprotsendiline sääst ostuhinnas võib mõjutada olulisel määral ettevõtte kasumit ja rentaablust. Selleks, et parandada samal määral ettevõtte majandustegevuse tulemust, oleks vaja suurendada läbimüüki ca 10%.
Tasemel ja hästitoimiv hanke- ja ostutegevus suurendab ettevõtte turuväärtust ning seetõttu omab ka strateegilist rolli kogu ettevõtte tegevuses. Hanketöö on eriti oluline siis, kui ostukulud moodustavad märkimisväärse osa ettevõtte kogukuludest, turg ja hinnad on ebastabiilsed, ettevõte on innovaatilise suunitlusega või turul valitseb tõsine konkurents.
Alates 1980. aastate algusest on organisatsioonide suhtumine ostufunktsiooni järsult muutunud. Keskendumine tarneahela juhtimisele on muutnud ostmise ettevõtte jaoks strateegilise tähtsusega tegevuseks. Eristamaks tänapäeva ostutegevust traditsioonilisest, on ostmise strateegilise tähtsuse kasv toonud kaasa ka mõisted – hankejuhtimine ja ostujuhtimine.
Seoses 2020. a. levima hakanud COVID 19 pandeemia mõjudega on ostufunktsioon täiesti uues, varasemalt tundmatus olukorras, mis on märgistatud küll massiivse tehnoloogilise innovatsiooni, kuid ka lõpututena näivate makromajanduslike häirete, püsiva ebakindluse ja määramatusega.
Koroonapandeemia on näidanud, et tootmine ja kaubandus vajavad paindlikke ja vastupidavaid tarneahelaid, mida saab adapteerida lokaalselt ja globaalselt vastavalt kiiresti muutuvatele poliitilistele ja majanduslikele tingimustele. Operatsioonide ja protsesside juhtimine esitab tõsiseid väljakutseid, kuna paljude ettevõtete tegevus on orienteeritud lühiajalistele eesmärkidele, mis peaksid tagama ellujäämise ja jätkusuutlikkuse.
Osa hanketegevuses aset leidnud muudatusi on põhjustatud uue olukorra poolt, kus ostuorganisatsioonid pole pidanud olema kunagi varem sedavõrd paindlikud, tarnijaile järeleandlikud ja kaasavad. Põlvkondade vahelised ja äritegevuse kultuuri muutused ning pandeemiad, looduskatastroofid ja suurte transpordivahendite tõsiste tagajärgedega avariid on pannud organisatsioonide juhte üha enam kahtlema, kas traditsioonilised „parima praktika“ ja „valdkonna parima“ mõttemudelid on ikka endiselt asjakohased.
Peatselt ilmuvast raamatust “Hanke- ja ostujuhtimine”
A. Tulvi
