Hanketegevuse digitaliseerimine
Uus kümnend on alanud hanke- ja ostuvaldkonna töötajaile ebakindluse, määramatuse ning ennenägematute anomaaliatega logistikas, transpordis ja makromajanduses. Logistika- ja tarneprotsesse juhivad logistika- ja tarneahela spetsialistid, kes on saanud kõrgkoolist traditsioonilise erialase ettevalmistuse, kuid peavad töötama juba teist aastat täiesti teistsugustes tingimustes.
Koroonapandeemia on näidanud, et tootmine ja kaubandus vajavad paindlikke ja vastupidavaid tarneahelaid, mida saab adapteerida lokaalselt ja globaalselt vastavalt kiiresti muutuvatele poliitilistele ja majanduslikele tingimustele. Operatsioonide ja protsesside juhtimine esitab logistika valdkonnas tõsiseid väljakutseid. Paljud ettevõtted on praegu fookustunud lühiajalistele eesmärkide saavutamisele, mis kätkevad majanduse ja logistikakriisi tingimustes ellujäämist ja organisatsiooni jätkusuutlikkuse tagamist.
Hanketegevuses aset leidnud muutused on põhjustanud olukorra, kus ostuorganisatsioonid pole pidanud olema kunagi varem sedavõrd paindlikud, järeleandlikud ja kaasavad. Muutunud olukorras on saanud paremini hakkama eelkõige kõrgelt motiveeritud ja suure kohanemisvõimega hanke- ja ostujuhid. Edukamaks on osutunud need, kes harjunud töötama võrgustikus ja panustama rohkem kollektiivse, kui ühe ettevõtte edu saavutamisele. Nad ei näe äritegevust kui nullsumma mängu, millega käivad sageli kaasas informatsiooniga manipuleerimine, arrogantsus ja tarneahelas oma (liidri)positsiooni ärakasutamine.
Üllatuslikult domineerivad tänapäeva hankeorganisatsioonides manuaalsed toimingud ja protsessid. Need sarnanevad paljuski 1970. aastate praktikatele, mil paljud ostuosakonna töötajad tegelesid madalat lisaväärtust pakkuvate tegevustega. Aega, tähelepanu ja palju inimtööd nõuavad endiselt sellised rutiinsed tegevused, nagu nõudluse haldamine, hangete läbiviimine, ostuläbirääkimised, hankelepingute sõlmimine ja tarnijate sooritusvõime hindamine.
Hanke- ja ostutöötajad kulutavad palju aega jaotamaks omavahel informatsiooni sooritatud toimingutest ja saavutatud tulemustest. Suuresti on need tegevused, mida asjakohaselt disainitud tarkvarad ja infosüsteemid suudaksid sooritada mõne sekundi jooksul. Samal ajal on organisatsiooni huvigrupid, peamiselt teenindatavad allüksused ja nende töötajad sageli rahulolematud ja frustreeritud hankeorganisatsiooni ebapiisavalt reageeriva ja aeglase toimimise pärast.
Tootmis- ja müügiallüksuste töötajad tunnetavad vajadust saada hankeprotsesside ja ostutoimingute kohta senisest enam informatsiooni. Oodatakse, et hankeorganisatsioon suudaks teha nende jaoks kriitilise tähtsusega teabe varakult kättesaadavaks. Lahenduste leidmiseks vaadatakse eelkõige hankeala tippude ja tarkvaraarendajate poole. Optimistlike arvamuste põhjal järeldatakse, et digitaalsed tehnoloogiad võimaldavad lähema 3–5 aasta jooksul oluliselt automatiseerida vajaliku teabe jaotamist ja hanketegevuse läbipaistvuse suurendamist. Prognoos põhineb eeldusel, et ostufunktsioon võtab uued lähenemised ja infotehnoloogilised rakendused kiiresti omaks. Hanketegevus on järjest enam digitaliseerumas, mis toob organisatsioonide jaoks kaasa valdkonna strateegilise tähtsuse suurenemise.
Andmetöötluse algoritmid põhinevad nii vabalt kasutada olevatel andmetel kui ka tarnijapõhistel andmekogumitel, millele võimaldatakse juurdepääs vastavalt vajadusele. Andmete töötlemine ja informatsiooni edastamine ettevõtte ulatuses automatiseeritakse. Ostutöötajad peavad teadma, kuidas on vaja seda informatsiooni ostuprotsessis kasutada. Infosüsteemi saab olema lihtne lisada uusi kliente ja tarnijaid, neid omavahel siduda ja rakendada uusi instrumente ostutegevuse haldamiseks.
Digitaliseeritud hanketegevuse eeldusteks saavad olema kombinatsioon tehisintellektist, masinõppest ja automatiseeritud protsessidest. Eesmärgiks peaks saama töötamine õmblusteta ja läbipaistvas tarneahelas, mis vajab minimaalsel määral administreerimist ning ei põhjusta suuri üldkulusid.
Digitaalne hanketegevus eeldab arusaamist, et organisatsioon ostab tooteid ja teenuseid väärtuse loomise eesmärgil. Ennustatakse, et senisest enam digitaliseeritud hanketegevus toob endaga kaasa:
- hanke- ja ostuprotsessi keerukuse vähenemise kasutades nutikat järelevalvet;
- hanke- ja ostutöötajate arvu vähenemise;
- faktidel põhineva informatsiooni alusel toimuva suhtluse tarnijatega;
- tarnijate koormuse, kohustuste ja vastutuse vähenemise.
Prognoositakse, et tulevikus saavad tarneahelad olema senistest keerukamad ja tarned ebakindlamad. Tarneahelate planeerimisel ja haldamisel tuleb seada lähitulevikus esiplaanile eelkõige erinevad keskkonnamõjud. Seda nõuavad üha häälekamalt nii tarbijad kui ka riikide valitsused. Suurem osa elanikkonnast tajub, et kliimamuutused on reaalsed ja neil on inimkonna eksistentsile reaalne mõju. Ollakse vähem tolerantsed nähes, kuidas odava palmiõli tootmise nimel kaovad liikide elupaigad ja kuidas võetakse maha vihmametsi põllukultuuride viljelemiseks. Tarbijad jälgivad üha enam, millise tootja tooraineid toiduainete tootmisel kasutatakse, kelle valmistooteid müüakse, kuidas neid pakendatakse ja transporditakse. Ostutöötajad peavad hakkama arvestama üha enam klientide hoiakuid ja eelistusi tarnijate valikul.
Järgmiseks globaalseks kriisiks valmistudes tuleks kooskõlastada tarnijatega uued, lühemad ja paindlikumad maksetähtajad ja mõelda võimalustele toetada oma tarnijaid vajadusel omapoolsete investeeringutega nende tootmisesse. Kas me suudame teha seda kiiresti, efektiivselt ja mõjusalt? Vajadusel tuleks hakata loobuma senistest meeskondadest ja mõelda uute, paindlike meeskondade loomisele, mis on suunatud kriitiliste probleemide lahendamisele. Palju sõltub ka hanketöötajate võimekusest lõpetada väiklane kauplemine lepingutingimuste pärast ja lõputu „fantoomsäästude“ otsimine.
Lühendatult: E.Epstein, Supply Chain Management, aprill 2021
seilecs prof.meedia
