Kaugsuhtluse töövorm kui uus normaalsus
Ettevõttesisene ja -väline virtuaalne koostöö on viimasel aastal seoses koroonaviirusega (Covid-19) muutunud eriti aktuaalseks. Sageli pole organisatsioonides määratletud, kuidas seda võimalikult efektiivsemalt läbi viia ning puuduvad vastavad juhtnöörid ja suunised. Kaugsuhtluse töövormis on saanud uueks normaalsuseks ka virtuaalsed nõupidamised. Videokoosolekud võimaldavad täita igapäevaseid tööülesandeid, luua ja hallata koostöösuhteid ning hankida vajalikku teavet. Tarneahela-, logistika- ja hankejuhid peaksid virtuaalset koostööd igati toetama ja modelleerima soovitud käitumist virtuaalse koostöö raames.
APQC (American Productivity & Quality Center) on maailmas tuntud, uuringuid läbi viiv organisatsioon, kelle fookuses on võrdlusanalüüside läbiviimine, parimate praktikate väljaselgitamine, protsesside ja soorituste parendamine ning vastavate teadmiste kogumine ja haldamine. Hiljuti viis uurimiskeskus USA-s läbi laiaulatusliku küsitlusuuringu töötajate seas, kes osalevad sageli virtuaalsetel koosolekutel. Küsitluse tulemusel selgus, et paljud töötajad pole rahul kaugsuhtlusega, kuna puuduvad juhtnöörid ja reeglid, kuidas virtuaalset koostööd teha. APQC on oma uurimustega välja selgitanud, et tugev ja jätkusuutlik koostöö algab organisatsioonisisesest virtuaalsest koostööst ja kandub edasi koostööle organisatsioonide vahel.
Uuringuga selgitati välja peamised probleemid ja kitsaskohad, mis on takistuseks kaugsuhtluse töövormide kasutamisel:
- Puuduvad juhtnöörid, reeglid ja poliitikad, mis aitaksid teha virtuaalset koostööd.
- Liiga palju on paralleelselt kasutusel funktsionaalsuselt kattuvaid või omavahel ühendamata platvorme ja rakendusi.
- Töötajad pole virtuaalse koostöö jaoks piisavalt koolitatud ja ette valmistatud.
APQC soovitab kõigepealt välja kujundada ettevõttesisene virtuaalse koostöö kultuur. Eriti oluline on see tarneahelate haldamisel, kus vastastikku kasulikud suhted tagavad enamasti tarnete katkematuse. Kui eelmisel aastal puudusid enamikus organisatsioonides vastavad koostöönormid, reeglid, juhised ja töökultuur ning organisatsioonid võisid lubada ad hoc lähenemiste, meetodite ja lahenduste kasutamist, siis käesoleval aastal on olukord hakanud paranema. On saadad aru, et samal viisl jätkamine pole mõistlik ega ka jätkusuutlik.
Läbiviidud uuringu tulemusel pakub APQC järgmisi nõuandeid virtuaalsete nõupidamiste korraldamiseks:
- Väldi virtuaalseid nõupidamisi üksnes kommunikatsiooni pärast. Kasuta kolleegide ja partneritega suhtlemisel kõigepealt telefoni- või arvutivestlust ja elektronposti. Korralda virtuaalne koosolek mitmete osalejatega ainult juhul, kui on vaja võtta vastu kiireid ja olulisi otsuseid.
- Kasuta pikkade ja paljude osalejatega nõupidamiste asemel väiksemate osalejate arvuga, lühemaid koosolekuid, kuna need on üldjuhul viljakamad.
- Koosoleku kutse peab sisaldama nõupidamise eesmärki ja päevakorda. Kui koosoleku organiseerija saadab kutse osalemiseks piisavalt vara, jääb kutsutul aega otsustamaks, kas virtuaalsel nõupidamisel osaleda või mitte.
- Andke kutsutule võimalus äraütlemiseks, kui ta ei pea koosolekul ilmtingimata osalema. Tuleb arvestada, et kaugtööd tehes tuginevad töötajad enamasti väljakujunenud koostöövõrgustikule, milles nad osalesid kontoris töötades.
- Olulised ja edasilükkamatud koosolekud nõuavad osalejailt tähelepanu ja täielikku pühendumist. Nõupidamistel osalejatel tekib vähem ahvatlusi kõrvalisteks tegevusteks, kui virtuaalsed koosolekud toimuvad harvemini, on lühemad, pingelisemad ja selgelt fookustatud. Efektiivne meetod on julgustada inimesi pingelisemaks koostöövormiks, nagu seda on ajurünnak.
- Palu osalejaid, et arvutite kaamerad oleksid lülitatud sisse koosoleku algul ja vestluse ajal ning luba neil lülitada kaamerad välja ajaks, mil nad ei räägi.
APQC uuring näitas, et inimesed vajavad juhiseid, millal, kus ja kuidas kasutada virtuaalse koostöö instrumente. Nad soovivad teada, milliseid rakendusi, millal ja kuidas kasutada. Kuidas võtta vastu otsuseid erinevate tarkvaravalikute ja suhtluskanalite põhjal, kuidas kasutada kaugsuhtluses erinevaid dokumente, edastada küsimusi ja päringuid.
APQC soovitab kaose vältimiseks ja korra hoidmiseks virtuaalsetel nõupidamisel järgmist:
- Kehtesta selged reeglid, ootused ja käitumisjuhised virtuaalseks koostööks.
- Kaasa töötajaid osalema virtuaalsetel koosolekutel vastavalt nende ametikoha poolt täidetavate funktsioonidega ja kooskõlas organisatsiooni poliitikate ning
- Juhi koosolekut efektiivselt, hoides osalejaid aktiivsete ja motiveeritutena.
- Leia võimalusi tunnustada töötajaid, kes on nõupidamiseks hästi ettevalmistunud ja tänu kellele on virtuaalne koosolek olnud tõhus ja tulemuslik.
Lühendatult scmr.com materjalide põhjal
seilecs prof.meedia
