Foto: proest.com
Õige hanke liigi valik on ülioluline
Organisatsioonid alustavad hanget leidmaks tarnijat, kes suudaks nende vajadusi kõige paremini rahuldada. Kahjuks kasutatakse selleks sageli ebaõigeid tööriistu, mille tulemuseks võib olla mitte sobiva tarnija valik ja/või organisatsiooni eesmärkidega vastuolus oleva hankelepingu sõlmimine.
COVID-19 pandeemia, kallinenud energiakandjate ja toorme hinnad, Venemaa sissetungist Ukrainasse põhjustatud majandussanktsioonid ja tagatipuks kõrge inflatsioonitase on sundinud ettevõtteid toimetulemiseks manööverdama keskkonnas, mis on dünaamilisem kui kunagi varem. See tähendab ületamatutena näivatele probleemidele lahenduse otsimist ja pürgimist vastuoluliste eesmärkide saavutamise poole, edendades samal ajal innovatsiooni ja maandades riske. On jõutud tõdemuseni, et kolmekümne aasta eest hanketegevuses kasutusele võetud ja praktikas end hästi tõestanud tööriistad ning taktikad pole enam nii tõhusad kui varasemalt.
Praeguses äritegevuskeskkonnas on hanketöö muutunud väga keerukaks. Valede otsuste ja väära tegutsemise korral muutuvad riskid hankija jaoks ülemäära suureks. Kuna traditsioonilises tehingupõhises hankemudelis keskendutakse peamiselt toote ja teenuse spetsifikatsioonidele ja hindadele, ei saa ostja äritehingust tõenäoliselt muud väärtust peale kulude kokkuhoiu. Teadaolevalt keskendutakse RF(x) tehingupõhises hankemudelis enamasti minimaalsetele soetuskuludele ja vähem muudele hankekriteeriumitele.
Globaliseerunud ja konkurentsitihedas maailmas suunavad ettevõtted keerukate toodete ja teenuste hankimisel kulude kokkuhoiu kõrval tähelepanu ka sellistele valdkondadele, nagu paindlikkus, uuenduslikkus, tarnija võimekus ja toimetulek pikas perspektiivis. Järjest rohkem on märgata hanketegevuses nihet strateegilistele ja tulemuspõhistele eesmärkidele ning lahendustele. Organisatsioonid on hakanud kasutama senisest keerukamaid, koostööpõhiseid meetodeid ja tööriistu, mille eesmärgiks on osta lisaks kaupadele ja teenustele uusi ärimudeleid, lahendusi ja strateegilist partnerlust tarnijaga. Selleks peaksid hankespetsialistid kasutama erinevaid päringute, pakkumuste ja nendega seotud RF(x) hankeprotsessi mudeleid ja lähenemisi. Need hankeprotsessi liigid ja ühtlasi hankedokumendid on üldjuhul RFI, RFQ, RFP, RFS ja e-ostuoksjon.
Infopäring, teabetaotlus (RFI; Request for Information)
Infopäringut kasutatakse toodete, teenuste või tarnijate kohta teabe saamiseks. RFI-d kasutatakse mõnikord ka vajaliku teabe kogumiseks võrdlusanalüüsi läbiviimise eesmärgil. Hankijad ei vali tarnijat infopäringu teabe põhjal. Pigem kasutavad nad seda teavet RF(x) protsessiga edasiliikumiseks ja edasiste tegevuste kavandamiseks. Teabetaotlus eelneb tavaliselt teistele RF(x) protsessidele ja see aitab hankijal lühendada potentsiaalsete tarnijate nimekirja.
RFI-d saab kasutada mis tahes RF(x) protsessiga, kuid seda kasutatakse peaaegu alati koos ettepaneku taotlusega (RFP). Seda kombineeritakse mõnikord ka hinnapäringu (RFQ) protsessiga. Infopäringute ulatus võib olla lai, alates lihtsatest päringutest turuandmete kogumiseks kuni mahukate ja põhjalike küsimustikeni, kus palutakse võimalikel tarnijatel vastata teda puudutavatele üksikasjalikele küsimustele, enamasti kvalifitseerumisnõuetele. Oluline on teada, et infopäring pole hankija ega tarnija jaoks siduv.
Hinnapäring (RFQ; Request for Quotation)
Hinnapäringu protsessi kasutatakse sageli potentsiaalsete tarnijate pika nimekirja lühendamiseks liikumaks konkureeriva pakkumisprotsessi järgmisesse etappi. Päringu küsimused ulatuvad lihtsatest tarnija kvalifikatsiooni puudutavatest küsimustest (näiteks asjakohased sertifikaadid ja krediidireitingud) kuni põhjalikumate päringuteni, milles tarnijatel palutakse vastata üksikasjalikele küsimustele oma kvalifikatsiooni kohta. RFQ-d kombineeritakse infopäringuga ja enamasti see järgneb teabetaotlusele.
E-ostuoksjon (reverse e-auction)
E-ostuoksjon on võrgus läbiviidav tagurpidi (müügi)oksjon, ka vähempakkumise oksjon, kus hankijad kirjeldavad oma vajadused toodete või teenuste järele ja potentsiaalsed tarnijad vastavad sellele omapoolsete pakkumuste esitamisega. Sageli on tarnijad e-oksjonil osalemiseks eelkvalifitseeritud.
Kasutatakse mitut eri tüüpi e-ostuoksjoneid. Üheks enamlevinuks on oksjon, kus hankija seab oksjoni kestusele kindlad ajalised raamid. Eelkvalifitseeritud tarnijad peavad määratud ajavahemiku jooksul tutvuma toodetele/teenustele esitatud (tehniliste) nõuetega ja otsustama, kas nende poolt pakutav vastab nõuetele. Jõudnud selles selgusele, sisestavad nad omapoolsed müügihinnad ja vajadusel ka muud hankija poolt vajalikuks peetavad tarnija valiku kvantitatiivsed või kvalitatiivsed näitajad.
E-ostuoksjonitel võivad olla vastavalt hankija äranägemisele pakutavad hinnad kõigile osalejatele nähtavad või mitte. Kui pakutavad hinnad on kõigile osalejatele nähtavad, saavutatakse enamasti küll võimalikult madal hind, kuid võib juhtuda, et e-hanke võitja ei suuda täita hankija muid ootusi.
Ettepaneku päring, ettepaneku taotlus (RFP; Request for Proposal)
Ettepaneku taotlus järgneb üldjuhul infopäringule ja seda kasutatakse suuremate, keerukamate ja tehnilisi üksikasju sisaldavate pakkumuste saamiseks, mille puhul on valiku aluseks enamasti muud näitajad kui toote või teenuse hind. Hankija jaoks võivad olla hinnast olulisemateks tarnija tehniline suutlikkus, tootmisvõimsus ja tarnija toodete või teenustega hästi kokku sobiv toodete või teenuste disain, toote tehnilised näitajad jms.
Ettepaneku päring võimaldab hankijal täpsustada päringus esitatud nõudeid ja/või omapoolseid eesmärke. Tarnijad peaksid hakkama seejärel omakorda selgitama, kuidas nad kavatsevad hankija püstitatud täiendavaid nõudeid ja eesmärke täita.
Lahenduse taotlus (RFS; Request for Solution)
Hankeprotsess sarnaneb ettepaneku taotluse protsessiga, kuid on sellest konkreetsem, olles suunatud ainult lahenduse pakkumisele hankija poolt kirjeldatud probleemile. See on omamoodi koostööprotsess, mille käigus peab hankija dialoogi potentsiaalsete, esialgselt välja valitud tarnijatega eesmärgiga teha koostööd leidmaks parim lahendus hankija vajaduste rahuldamiseks. Hankija edastab pakkujale viiteid, juhiseid ja nägemusi lahendusest, kuid jätab pakkujale seejuures piisavalt vabad käed lahenduse pakkumiseks. Koostööprotsess eeldab tihedat suhtlemist ja infovahetust, mille tulemusena pakub tarnija kirjalikult välja lõpliku lahenduse.
Sobiva hankeprotsessi liigi kasutamiseks peaks hankija tegema enne hankega alustamist selgeks, kas hanke tulemusena soovitakse saada kõige soodsamat ostuhinda, sobivat toodet sobiva hinnaga tooteanaloogide seast, lahendust probleemile või hoopiski pikaajalist partnerlussuhet tarnijaga, kelle tegevuste ja toodete või teenuste profiil sobib hankijale, kellega soovitakse koos areneda ja saavutada koostööst tekkivat sünergiat.
Lühendatult: scmr.com
Peerless, “The ABCs of competitive bidding”
