Foto: medium.com
Probleeme ettevõtte hanketöös suudab lahendada ainult professionaalne hankejuht
Uuringud on näidanud, et organisatsioonid, kus nähakse vajadust parandada hanketegevust, tagada hankeprotsessi toimivust ja siseklientide ning muude huvigruppide kaasamist, peaksid mõtlema professionaalse ja kogenud hankejuhi värbamisele.
Ettevõttes hangetega ühel või teisel viisil seotud töötajad võivad tajuda mitmeid sümptomeid, mis viitavad sellele, et hankevaldkonna juhi lähenemine hanketegevusele pole ei strateegiline, süsteemne ega ka protsessipõhine. Kui see on peamiselt taktikaline ja tehingupõhine, tegeldakse pigem tulekahjude kustutamise, mitte probleemide lahendamise ja hanketegevuse parendamisega.
Eksisteerib vähemalt kümme tunnust, mille esinemisel peaks ettevõtte juhtkond hakkama mõtlema hankevaldkonna tippjuhi värbamisele või kaaluma senise hankejuhi asendamist.
- Hankeid algatavad sisekliendid ja hanketegevuses osalevad muude allüksuste töötajad, sh hankeallüksuse töötajad ei järgi ostutaotluse esitamise, selle läbivaatamise, ning ostutellimuste vormistamise üldtunnustatud loogikat ja praktikat, rääkimata ettevõtte hankeprotsessi muude toimingute järgimisest. Sisekliendid ja teised ettevõttes hangetega seotud töötajad on enamasti pettunud, sageli ka lausa frustreeritud ebarahuldavalt määratletud ja juhitud hangete ning nende ebaefektiivse läbiviimise tõttu. Hankeprotsessi eri etappides tekivad pidevalt viivitused ja hangete läbiviimine hakkab venima. Kui jõuavad kätte ostuarvete tasumise tähtajad, ei saa finantsteenistuse töötajad õigeaegselt vajalikku informatsiooni ostutellimuste täitmise kohta.
- Tajutakse, et tsükliaeg hankega alustamisest kuni ostutellimuse vormistamiseni on ülemäära pikk, kuid keegi asjaosalistest ei suuda mõista, mis on selle põhjuseks ehk millised on konkreetsed takistused hankeprotsessis. Võib juhtuda, et hankelepingute projektid seisavad ülemäära kaua ettevõtte juristi laual. Teiseks sagedaseks põhjuseks võib olla asjaolu, et hanke läbivaatamise ja heakskiitmise toimingud nõuavad liialt paljude vastutatavate töötajate kinnitusi. Hankevaldkonna kogenud juht suudab üldjuhul hankeprotsessi kaardistada, selle tegevusi jälgida ja protsessi vajadusel muuta.
- Sisekliendid kurdavad, et hankeprotsess on nende jaoks „must kast“ ja nad ei oma informatsiooni, millises hankefaasis on parajasti nende poolt esitatud ostutaotlus või kelle kinnitamise taga ja/või missugusel põhjusel see seisab. Kui hankeprotsessi etapid ja toimingud on jälgitavad tarkvara vahendusel, pakub see siseklientidele vajalikku läbipaistvust veendumaks, millises hankeprotsessi faasis nende poolt algatatud hange parajasti on.
- Hankevaldkonna juht ei jälgi sageli Pareto 20/80 reeglit, mille kohaselt on viiendiku hangetega seotud neli viiendikku hangete maksumusest. Hankejuht peaks pöörama tähelepanu rohkem suure maksumusega kaudsetele hangetele ja investeeringuhangetele ning vähem suure mahu, kuid väikese maksumusega otsestele hangetele. Vilunud hankejuht oskab teha vahet erinevatel hankeliikidel ja keskendub eelkõige suure väärtusega olulisematele hangetele, mis peavad olema viidud läbi organisatsioonile maksimaalselt kasu tooval viisil. Ettevõttes ei teostata soetuste ja ostude kohta vajaliku põhjalikkusega kuluanalüüse. Investeeringutele, erinevate teenuste ostmisele ja materjalide soetamisele tehtavaid kulutusi ei käsitleta süsteemselt, neid ei liigitata ega analüüsita.
- Koos finantsteenistusega pole loodud vajalikku baasi hanke- ja ostukulude liigitamiseks, registreerimiseks ja analüüsimiseks ning hanke käigus ei tehta investeeringute tasuvusanalüüse. Kulutusi jaotatakse ainult tarnijate lõikes ja jäetakse kasutamata võimalus klassifitseerida hangetele tehtavaid kulutusi sisuliste kulukategooriate lõikes, mis võimaldaks teha vajalikke kuluanalüüse ja langetada hanke käigus adekvaatseid otsuseid ning anda tagantjärele hinnangut hanke tulemuslikkuse kohta.
- Hanke- ja ostulepingud koostatakse enamasti tarnija ettevalmistatud lepingupõhjadel. Kui ettevõttes kasutatakse palju tarnija poolt ette valmistatud lepinguid, suurendab see hankija juristi töökoormust. Samuti tekib täiendav risk, et lepingus on jäänud märkamata mingi oluline tingimus, mis töötab põhjendamatult tarnija kasuks. Kogenud hankevaldkonna juht valmistab juristi abiga organisatsiooni tarvis mitmed erinevad tüüpsed lepingupõhjad, mis on töötatud välja ettevõtte vajadustest lähtuvalt, mida ollakse harjutud kasutama ja mis aitavad vähendada võimalikke äririske. Ka hilisem lepingute haldamine on ettevõtte oma lepingupõhjadel koostatud lepingutega lihtsam.
- Sisekliendid ja muud ettevõtte huvigrupid ei soovi võtta omaks hankeprotsessis tehtud muudatusi. Kui muudatuste sisseviija ei oma piisavalt autoriteeti, kalduvad sidusrühmade esindajad seisma vastu ka igati põhjendatud muudatustele. Koostööle orienteeritud kogenud hankejuht suudab põhjendada sidusrühmadele muudatuste sisseviimise vajadust ja suudab tõestada nendest saadavat kasu.
- Otseste ja kaudsete hangetega seotud kulud ning hangete läbiviimisega seotud kulud organisatsioonis on killustatud ja nende tuvastamine, liigiti summeerimine, analüüsimine ning kokkuvõtete tegemine näib olevat keeruline ja isegi teostamatu. Professionaalne ja kogenud hankejuht suudaks koos finantsanalüütiku abiga töötada välja kulude registreerimise süsteemi, kululiigid, kulukohad ja kulukandjad ning teostada asjakohased kuluanalüüsid. Järjepidev kulude analüüsimine pakub võimalusi järelduste tegemiseks ja nende põhjal muudatuste sisseviimiseks nii olemasolevasse hankestrateegiasse, hankepoliitikasse kui ka hankeprotsessi.
- Sisekliendid peavad ettevõtte hanketöötajat pigem järelevaatajaks ja näpuviibutajaks kui koostööaltiks ja usaldusväärseks abistajaks ning nõustajaks. Hanketöötajad peaksid kohtlema sidusrühmi kui kliente, mitte allüksusi ja töötajaid, keda on vaja pidevalt jälgida, kontrollida ja kellele manitsussõnu jagada. Hankejuht peaks looma siseklientidega tihedad ja usaldusväärsed suhted ning olema nende jaoks probleemide lahendaja ja nõustaja. Nõustamisel kasutab ta oma laialdasi teadmisi tarnijatest ja tarnijaturgudest, näidates sel viisil siseklientidele nende tegelikke võimalusi ja alternatiive kaupade ja teenuste soetamisel.
- Hankeorganisatsioon lähtub hangete läbiviimisel ainult või eelkõige lähtuvalt toote või teenuse hinnast ega võta arvesse muid kriteeriume, mis võivad olla konkreetsel juhul ettevõtte jaoks olulisemad. Hankejuht peaks lähtuma tarnija valikul eelkõige hanke kogukulust, mitte pakkumusel olevast müügihinnast. Lisaks kogukulule tuleb hinnata proaktiivselt tarnija suutlikkust ja võtta arvesse tarnija finantsstabiilsust, usaldusväärsust, jätkusuutlikkust ning paljusid muid olulisi otsustuskriteeriumeid.
Lühendatult: Steven Lutzer, Supply Chain Management Review, august 2023
seilecs.prof.meedia
