Hanke- ja ostutegevuse eetika
Hanke- ja ostutegevuse eetikat puudutavad dilemmad on eksisteerinud ühel või teisel viisil äritegevuses sajandeid. Mida suurem on olnud äriühingu raha eest tehtud tehingu väärtus, seda suurem on olnud ostja ahvatlus sõlmida müüjaga lisaks isiklikku kasu taotlev kokkulepe. Probleem on ajaga üksnes süvenenud ja toonud endaga kaasa nii eduka ostutöötaja karjääri ootamatu lõppemise, ostutöötaja ning ostva ettevõtte mainekahju, kohtumenetlusi ja muid ebasoovitavaid tagajärgi.
Äritegevuses mõeldakse eetilise käitumise all üldtunnustatud sotsiaalsete normide ja põhimõtete ning õigete lähenemisviiside ja suhtumiste järgimist ärialastes suhetes. Ka ostuspetsialist peab lähtuma oma igapäevatöös valdkonnas kehtivatest eetilistest normidest ja reeglitest, mille järgimine kindlustab hanget läbi viiva või ostu sooritava töötaja tegutsemise organisatsiooni , mitte isiklikes või tarnija huvides.
Hanke- ja ostujuhi tööga kaasnevad ühest küljest suhteliselt suur otsustusõigus ja -vabadus, teisest küljest aga vastutus oma tööandja ja vahel ka tarnija ees. Neil on kõige suuremad volitused, kuna nende vastutusalaks on ametijuhendi järgi ostuläbirääkimised, hinnakokkulepped, lepingutingimused ja tarnijate valik. Seega on neil ka suurem võimalus ametieetilisteks eksimusteks, mis võib äärmuslikel juhtudel tuua ostutöötajale kaasa ka haldusalase- või kriminaalvastutuse.
Ettevõtte mainet mõjutab suurel määral ostutöötajate suhtlemine tarnijate, klientide ja partneritega. Müüjal ja ostjal on tavaliselt konkureerivad eesmärgid ning seetõttu võivad olukorrad müügi- ja ostutöötajate vahel kokkulepete sõlmimisel tekitada tõsiseid eetilisi ning juriidilisi probleeme. Tarnija müügipersonal soovib ennast ja oma organisatsiooni kehtestada kui eelistatud tarnija, et saavutada oma klientidega pikaajalised koostöösuhted. Ostutöötajad see-eest püüavad parandada esindatava ettevõtte positsiooni ning üritavad tõsta selle olulisust tarnija otsusetegijate silmis. Kuna ostujuhi eelistustest ja otsustest võivad sõltuda suures ulatuses toodete või teenuste tarnijate müügikäibed, on mõistetav, et neid püütakse eri viisidel mõjutada langetamaks valikut konkreetse tarnijaettevõtte kasuks.
Paljud hanke- ja ostujuhid, kes kontrollivad suurt osa ettevõtte finantsvarast, on tundnud müüjate poolt teatud survet ostukäitumisele, kuna tarnijaettevõtete müügitöötajad üritavad mõnikord vahendeid valimata ja iga hinna eest saada soodsat müügitehingut. Ostujuhi isiklikes huvides on tagada, et tarnija esindajad mõistaksid üheselt ja arusaadavalt, et ta tegutseb ainult oma ettevõtte, mitte isiklikes huvides. Kõik ostulepingud tuleks koostada viisil, et nendes kajastuks ainult ostujuhi esindussuhe esindatava ettevõttega.
On ettevõtteid, kus ei peeta eetilise käitumise norme oluliseks ja ostutöötajaile on jäetud vabadus otsustada lähtuvalt isiklikest arusaamadest ja tõekspidamistest, mis on ametialaselt lubatud ja mis mitte. Käitumisreeglite puudumisel ei pruugi kõik töötajad ühtviisi ja juhtkonnale ootuspäraselt tajuda, mis on aktsepteeritav ja mis mitte. Paraku ei vabasta see ostutöötajat libastumise korral vastutusest tööandja ja tarnijaettevõtte ees.
Osades organisatsioonides on peetud piisavaks, et otsuseid tegevaid ostuala juhtivtöötajaid teavitatakse suuliselt, missugune ametialane käitumine on eetilises plaanis lubatud ja missugune mitte. Selline lähenemine jätab töötajale vaba tõlgendamisruumi, et end eksimuse korral kaitsta. Olukord on ebasoovitav ja aitab kaasa ebamäärasuse süvenemisele ning usalduse kadumisele juhi ja alluva vahel.
Rahvusvahelised hanke- ja ostutöötajate erialaorganisatsioonid on pidanud õigeks ja soovitanud kehtestada kirjalikus vormis üheselt mõistetavad ja tõlgendamist mitte võimaldava ostuvaldkonna eetilise käitumise reeglistiku. Praktika on näidanud, et ettevõtetes, kus on kasutusel kirjalikud eetikareeglid, esineb hüvise vastuvõtmise juhtumeid harvemini kui firmades, kus on reeglistik tehtud ostupersonalile teatavaks suuliselt.Välismaal läbiviidud uurimused on näidanud, et kolmveerand ettevõtetest on kehtestanud ühel või teisel viisil ostutöötajate eetilise käitumise reeglistiku või eetikakoodeksi.
Eetilise ostukäitumise juurutamiseks ettevõttes peab organisatsioon võtma kõigepealt omaks ametialase eetilise käitumise olulisuse põhimõtte. Juhid peavad välja töötama teatud eetilise käitumise normid või ettevõtte standardi, mida on kohustatud järgima kõik selle töötajad. Eetilist käitumist ostutegevuses on hea nõuda siis, kui ühesugused reeglid kehtivad ettevõtte kõikides allüksustes ja selle kõigile töötajaile.
Kahjuks valitseb osades ettevõtetes olukord, kus kingituste või hüvitiste vastuvõtmine ostutöötajate poolt on taunitav ja karistatav, kuid klientidele kingituste tegemist müügiosakonna töötajate poolt peetakse igati normaalseks ning juhtkonna poolt soosituks. Kui kingituste näol hüviste jagamisest klientidele on saanud organisatsioonis tavapärane tegevus, tolereerib üldjuhul ka juhtkond hüviste vastuvõtmist ostuosakonna töötajate poolt.
Juhid peavad arvestama, et alluvad juhinduvad oma käitumises nende eeskujust. Töötajate tööalane kõlbeline käitumine on üldjuhul saavutatav ainult juhul, kui juhid järgivad nende endi poolt kehtestatud käitumisnorme.
Mitmetes suurtes jae- ja hulgikaubandusettevõtetes on kehtestatud ostutöötajatele juhtkonna poolt ranged reeglid tarnijate esindajatega kohtumisteks, kliendiüritustel osalemiseks, firma meenete ja kingituste vastuvõtmiseks jms juhtudeks. Teatud piirangute seadmine on põhjendatud, kuid ei soovitata minna äärmusesse ja keelata ostutöötajatele tarnijatega suhtlemisel igaks juhuks kõikvõimalikud väiksed sõbralikkus- ja tähelepanuavaldused odavate firmameenete vastuvõtmise näol. Nende vastuvõtmisest keeldumine põhjendusega, et meie ettevõttes kehtib kingituste suhtes nulltolerants, võib tekitada heade kavatsustega kinkijas solvumis- ja ebamugavustunnet. Piir lubatava ja lubamatu vahelt jookseb seal, kus kingituse vastuvõtmine või muu hüve saamine hakkab juhtima tööalaste otsuste tegemist. Kui tarnija valikul ja temaga koostöö arendamisel hakkab ostutöötaja juhinduma isiklikest huvidest, pole ta enam lojaalne tööandjale.
Kuna hanketegevus on üldjuhul tundlik ja tarnijate poolt kergesti mõjutatav, soovitatakse viia läbi ostutegevuse siseauditeid leidmaks kõrvalekaldeid ja erisusi, mis võivad viidata eetilistele probleemidele ostjate tegevuses. Kallihinnalised kingid ning eksklusiivsed kliendiüritused on tavaliselt esimesteks märkideks probleemsete suhete tekkimisest kliendi ja tarnija vahel. Tavaliselt kasutatakse selliste probleemide ilmnemisel intervjuusid töötajatega, mida saadab pidev dokumentide kontroll ja analüüs ning tarnijate pisteline kontroll. Võtmeküsimuseks on vajaliku info saamine, oskus eristada adekvaatset ja normist hälbivat tegevust.
Kontrollimisel tuleks pöörata tähelepanu eelkõige mittetavapärastele ostutellimustele, järeltellimustele ja osaliselt puuduliku infoga tellimustele, kus ei ole üheselt määratud ostetavate toodete või teenuste spetsifikatsioonid, hinnad ja mahud. Parim praktika on näidanud, et korruptsioonijuhtumite vältimiseks on kasulik lahutada strateegiline ja taktikaline ostutegevus ja jaotada need hankejuhi ja ostujuhi vahel.
Kui ostujuht võtab vastu otsuseid, mis ei lähtu tööandja huvidest ja üldaktsepteeritavatest äritavadest, riskib ta lisaks oma reputatsioonile ka organisatsiooni mainega. Ostutöötaja korruptsioonimaiguline taust võib kanduda tarnijate müügitöötajate silmis üle ka organisatsioonile. Otsustusõigusega ostutöötaja töö on ametialaselt diskreetne, eeldab ausust ja sirgjoonelisust, lojaalsust tööandjale, ostutöö eetiliste põhimõtete järgimist ja võimalike isiklike huvide kõrvalejätmist tarnijatega suhtlemisel. Praktika on näidanud, et nende põhimõtete kõrvalekaldumatu järgimine loob eeldused pikaajaliseks tööks ostmise ja tarnete juhtimise valdkonnas ning kõrge kvalifikatsiooniga hanke- või ostujuhi väljakujunemiseks.
Esimesena maailmas käsitles ostueetika temaatikat oma 1922. aastal USA-s avaldatud raamatus „The Science of Purchasing“ California Ülikooli õppejõud Helen Hysell. Peatükis „Ethical side of purchasing“ põhjendas ta 16 leheküljel vajadust luua ostu- ja äritegevuse eetilised standardid. Ostutegevuses korruptsiooni ilmingute ohjeldamiseks on vaja töötada välja ja kehtestada vastavad seadused.
A.Tulvi
toimetaja
