Mille poolest erinevad hanke- ja ostutegevus?
Organisatsiooni hanke- ja ostutegevus asetub loogiliselt organisatsiooni logistika ja tarneahelate haldamise valdkonda ning on ettevõtte tarneahela haldamise allsüsteemidest üks olulisemaid, kuna kaupade ja teenuste ostudega luuakse ettevõttes eeldused selle järgnevatele tegevustele.
Hanke- ja ostuprotsess on kaks omavahel integreeritud organisatsiooni protsessi, mida teostatakse järjestikku või paralleelselt vajalike kaupade ja teenuste omandamiseks. Protsessid erinevad teineteisest kasutatavate meetodite ja lähenemisviisi poolest. Kui ostuprotsess on suunatud kauba või teenuse füüsilisele soetamisele, siis hanketegevusega luuakse üldine raamistik ostutegevuse optimeerimiseks, suurima võimaliku väärtuse, tõhususe ja säästu saavutamiseks.
Hanketegevuse käigus tuvastatakse ja koostatakse loetelu ning valitakse sobivad kaubad ja/või teenused tarnijalt vähempakkumise või pakkumismenetluse läbiviimisega, kindlustamaks organisatsiooni jaoks toodete või teenuste saadavus sobilikel tingimustel ja pikas perspektiivis. Hanketegevus ja -juhtimine on fookustatud rohkem strateegilistele ja pikaajalistele eesmärkidele, nagu konkurentsieeliste saavutamine ning hanketegevuse ühitamine organisatsiooni strateegiate ja eesmärkidega.
Ostutegevus on kaupade ja teenuste organisatsiooni tarvis soetamine lühiajalises ja keskpikas perspektiivis. Ostutegevus on fookustatud enamasti ettevõtte lühiajaliste eesmärkide saavutamisele ja kujutab endast üht osa hankefunktsioonist. See on protsess ja kogum järjestikuseid funktsioone, mida on vaja teha organisatsiooni kindlustamiseks vajalike kaupade ja teenustega õigel hetkel, õiges koguses ja vajaliku kvaliteediga.
Ostutöö all mõeldakse enamasti rutiinseid tegevusi, nagu töö materjalide loeteludega, nende alusel ostutellimuste koostamine ja edastamine, operatiivne tarnijasuhtlus, tarnijate tegevuse ning saadetiste liikumise jälgimine, kaubadokumentide ning ostuarvete vastavuse kontroll jms. Ostutehing peab olema kooskõlas kehtivate seadustega ja vastama äritehingutele kehtivatele eetilistele nõuetele ja üldtunnustatud arusaamadele.
Hankimine ja hanketegevus (procurement) on organisatsioonis logistika ja tarneahela juhtimise valdkonnas tehtav töö, tagamaks tootmiseks ja äritegevuseks vajalike toorainete, materjalide, komponentide ja/või valmistoodete olemasolu ning selle tegevuseks vajalike teenuste osutamine nõutavas mahus ja vajaliku kvaliteediga.
Organisatsiooni tegevus, juhtimine ja arendamine nõuavad erinevaid tooteid ja teenuseid, samuti ka erioskusi ja –teadmisi väljastpoolt organisatsiooni. Hanketegevus on organisatsiooni väliste ressursside kaasamine ja haldamine ning selle tuumik- ja tugitegevuste toimumise kindlustamine.
Hanketegevus on suurel määral tarnijate ja koostööpartnerite tegevuse jälgimine ning analüüs. Kontrollitakse, et ostetav kaup või teenus on kvaliteetne, soetatud minimaalse ressursikuluga ja parimatel võimalikel tingimustel. Toimub pidev pakkumuste analüüs ja võrdlemine, uute potentsiaalsete tarnijate otsimine, turu-uuringute läbiviimine ja läbirääkimiste pidamine tarnijailt uute, soodsate ettepanekute saamiseks.
Ostmine ehk ostutegevus (purchasing) on organisatsiooni tegevuse tagamiseks vajalike, hanke käigus välja valitud toodete (toorainete, materjalide, tootekomponentide, seadmete, valmistoodete jms) soetamine ja selle tegevuse kindlustamine vajalike teenuste osutamisega. Toodete ostuprotsess on üldjuhul standardne ja ühesugune kõigi organisatsioonide jaoks sõltumata tegutsemisvaldkonnast ja sellest, kas on tegemist materjalide või valmistoodetega.
Hankimisest räägitakse juhtudel, kui organisatsioonile on vaja soetada kaupa või teenust, mis on omaduste ja parameetrite poolt täpselt või ka ainult osaliselt määratletud, kuid pole teada, milliselt tarnijalt ost sooritatakse. Ostmisest kõneldakse siis, kui pärast hanke läbiviimist on täpselt teada, mida ja milliselt tarnijalt on vaja soetada.
Viimastel aastatel on erialaspetsialistide seas hakanud üha enam levima arusaam, mille kohaselt algab organisatsioonis ostutegevus hetkest, kui ostuleping on allkirjastatud ja tarnijale saadetakse esimene ostutellimus. Seejuures peetakse silmas, et ostutegevus hõlmab ka koostööd tarnijatega, tarnijasuhete haldamist ja tarnijate hindamist. Teise käsitluse kohaselt võrdsustatakse ostutegevus ainult operatiivse ostutööga, mis hõlmab tellimuste koostamist ja esitamist, laovarude haldamist, tarnete jälgimist ja tööd tarnitud saadetiste koosseisude, tellimuste, kaubadokumentide ja ostuarvete võrdlemise ning lahknevuste esinemisel probleemide lahendamisega.
Kui äriühingutes räägitakse rohkem materjalide, valmistoodete ja teenuste sisseostmisest ja ostutegevusest, siis avalikus sektoris enamasti hankimisest ja hangetest. Avalikus sektoris mõeldakse hankimise all üldjuhul ühekordsete ja/või suuremahuliste ostude korraldamist, mida tehakse kooskõlas avaliku sektori hangete läbiviimist reguleerivate seadustega. Erinevalt avaliku sektori institutsioonidest on erasektoris tegutsevad ettevõtted tarnijate valikul vabad, võttes vastu tarnija valiku otsuseid lähtuvalt ettevõtte äri- ja hankestrateegiast ning ostupoliitikatest.
Hanke- ja ostutöötajad tootmisettevõtetes, kaubanduses ja avalikus sektoris töötavad paljuski ühesuguste põhimõtete alusel, läbides järgemööda enamuse hankeprotsessi/ostuprotsessi etappidest. Hankeprotsess on üldjuhul standardne ja ühesugune kõigi organisatsioonide jaoks, sõltumata tegutsemisvaldkonnast ja sellest, kas on tegemist teenuste, materjalide või tarbimiseks valmis toodetega. Eripärad puudutavad pigem laovarude haldamise põhimõtteid ja koostööd tarnijatega.Avalikus sektoris on piiranguteks riigihangete seadus ja avaliku sektori hangete läbiviimise kord.
Peatselt ilmuvast raamatust “Hanke- ja ostujuhtimine”
A.Tulvi
