Foto: nextprocess.com
Probleemid hangetel kasutatavate andmetega
USA-s Atlantas tegutsev juhtiv konsultatsioonifirma SpendHQ pakub rohkem kui 500 kliendile üle maailma hankejuhtimise ja hankekulude haldamise teenust ning erinevaid vajaduspõhiseid hankelahendusi.
2023. aasta algul viis ettevõte läbi laiaulatusliku küsitlusuuringu Research Insights for CFOs , mille eesmärgiks oli saada huvipakkuvat teavet ettevõtete hanketegevuse kohta. Uuring pakub ülevaadet probleemidest hangete läbiviimisel, andmehalduses ning võimalustest suurendada hankeorganisatsiooni mõju, tõsta mainet ning pakkuda organisatsioonile hästikorraldatud hanketegevusega täiendavat väärtust.
Uuringutulemustest selgus, et 82% hankejuhtide hinnangul pole kaudsete hangete kulud piisavalt hallatud ning seetõttu pole eesmärgiks seatud kulude kokkuhoidu saavutatud. Uuringu aruandes märgiti, et teenuste hankel saadetakse tarnijatele kümnest ettepaneku päringust (RFQ) kaheksa endiselt meilidele lisatud tekstifailide või arvutustabelitena.
Kolmveerand vastajaist kahtleb kasutatavate andmete tegelikkusele vastavuses ja täpsuses, mis põhjustab vähest usaldust hankeprotsessi suhtes ning võib põhjustada väärotsuste tegemist.
Neli viiest ettevõtte finantstegevust kontrollivast tippjuhist kõhkleb otsuste vastuvõtmisel, kuna pole strateegiliste otsuste langetamisel veendunud hankel kasutatavate andmete täielikus vastavuses tegelikkusele.
79% küsitletustest väitis, et hankemeeskondadel puudub hankeprotsessi kirjeldamiseks ja jälgimiseks vajalik haldustarkvara, mistõttu kasutab 74% hanketöötajaist hangete läbiviimisel endiselt arvutustabeleid ja traditsioonilistes vormingutes hankedokumente.
Konsultatsioonifirma SpendHQ juhid on arvamusel, et hankejuhid peaksid organisatsioonis oma tõhususe, mõju, ja usaldusväärsuse suurendamiseks loobuma sõltuvusest traditsioonilistest hankedokumentidest. Juhtides hankeid tulemuslikult ja kasutades sobivat kuluinformatsiooni töötlemise metoodikat ning kuluanalüütikat saab hankeid korraldav organisatsioon edastada nii ettevõtte finantsteenistusele kui ka muudele sidusrühmadele tegelikkusele paremini vastavaid ja usaldusväärsemaid kuluandmeid.
Kümnest ettevõttes üheksas teostab hangete üle järelevalvet keegi tippjuhtidest. 38% hankemeeskondadest esitavad ettevalmistatud hankekava valdkonna eest vastutavale tippjuhile kooskõlastamiseks või juhiste saamiseks. Neljandik hankemeeskondadest ei pea enda koostatud hankeplaane tippjuhiga kooskõlastama.
Kõik vastajad on nõus, et allüksuste vaheline koostöö hangete läbiviimisel on võtmetähtsusega. 67% hanketöötajaist või hankeorganisatsioonist teeb koostööd ettevõtte finantsteenistusega ja 60% teeb koostööd tarneahela haldamise, logistika ja infotehnoloogia valdkonna allüksustega. 43% vastajatest ei tee kunagi koostööd tootmisega ja 39% ei tee koostööd või teeb seda harva müügi ja turundusega.
46 % hankemeeskondadest väitis, et neil pole võimalik saada hangete läbiviimisel piisavalt ESG (environmental, social and corporate governance) valdkondade kohta andmeid ja informatsiooni, et kasutada jätkusuutlikku ja vastutustundlikku lähenemist keskkonnajuhtimisel, sotsiaalvaldkonnas ja ettevõtte juhtimisel. 39% juhtudest pole saadaolevad andmed hangete läbiviimisel kasutatavad ja ülejäänud 39% vastanute puhul puuduvad arusaamad ning kavatsused ESG andmete kasutamiseks hanketulemuste parandamiseks.
29% meeskondadest kasutab osaoptimeerivat lähenemist hankeprojektide elluviimise jälgimisel ja juhtkonnale hangete kulgemisest raporteerimisel. 14 % küsitletute jaoks on hangete läbiviimise jälgimine ja aruandlus hangetest killustunud, detsentraliseeritud ja ebajärjekindel.
Enamik (63%) hankemeeskondadest annab tegevusest regulaarselt aru tegevjuhtkonnale, kusjuures kõige enam kasutatavateks tulemusnäitajateks on hankeläbirääkimistel saavutatud kulude kokkuhoid (71%) ja tegelikult realiseerunud kulusääst (71%). Lisaks raporteeritakse juhtkonnale kavandatud ja saavutatud riskitaseme näitajatest (53%) jätkusuutlikkuse näitajatest (43%) ja tarnijate baasi mitmekesisuse näitajatest.
Lühendatult: Brian Straight, Supply Chain Management Review, juuni 2023
seilecs prof.meedia
